Face à l’évolution des techniques de communication et la digitalisation, nombreuses sont les sociétés qui cherchent des moyens pour accroître et pérenniser leurs activités tout en respectant l’environnement. En occurrence grâce à des méthodes telles que la dématérialisation. Mais quel est donc ce concept ? Cette démarche est-elle réellement éco-responsable ? Les réponses à travers ces quelques lignes.
La dématérialisation et son fonctionnement
La dématérialisation est un concept qui gagne de plus en plus de terrain de nos jours. En somme, cette dernière consiste à transvaser des données contenues dans un support matériel (tel que le papier) à un support numérique. Généralement, cela se fait via un système d’information. Contrairement à ce que beaucoup de personnes pensent, il ne s’agit pas uniquement de scanner ou bien de numériser un document. En effet, la dématérialisation est un procédé complet étant donné que son but principal est de conserver et de stocker des dossiers électroniques sur des serveurs informatiques ou des ordinateurs.
Mais comment fonctionne exactement la dématérialisation ? En fait, la première chose qu’il faut savoir, c’est qu’elle doit s’opérer via un dispositif de gestion de documents nommé GED ou Gestion Electronique de Documents. Facilitant la gestion des dossiers nécessaires qui circulent au sein d’une société, il permet d’échanger des informations. Outre cela, le GED permet de stocker, d’archiver, de gérer, voire de modifier ses documents. Notamment, les devis, la facturation, les relevés bancaires, les bulletins de paye ainsi que les contrats.
Les différents avantages de la dématérialisation
Numériser ses dossiers sous format papier apporte bien des avantages à une entreprise. Grâce à ce processus, par exemple, on peut gagner un temps précieux vu qu’on accède plus facilement à ses documents. De même, la dématérialisation permet de modifier et de consulter des renseignements à distance.
Mis à part cela, ce procédé permet aux intéressés d’avoir plus de place. Et pour cause, il évite l’installation abusive d’étagères et la présence des cartons dans les bureaux. Avec lui, fini le stockage inutile et massif. En seulement quelques clics, un employé peut avoir accès aux informations qu’il recherche.
Dématérialiser ses dossiers, c’est également avoir une meilleure traçabilité. Ce qui peut être un atout indéniable lorsqu’on souhaite se concentrer sur des missions génératrices de valeur pour une société.
L’éco-responsabilité et la dématérialisation
D’une manière générale, une entreprise éco-responsable, c’est celle qui sait gérer ses ressources afin de diminuer son impact sur le plan environnemental. Ceci dit, l’éco-attitude doit être prônée au quotidien, en commençant par limiter, voire abandonner l’utilisation de papiers dans les locaux. De ce fait, les forêts ainsi que la couche d’ozone sont protégées.